予約の電話は、いちばん忙しい時間に鳴ります。
診療の手を止めて受話器を取り、台帳を開き、空きを探して、また戻る。1件あたり数分でも、1日に何度も起きます。
そして電話は、医院が開いている時間にしか取れません。夜に思い立った患者さんは、翌朝まで予約できません。
患者さんはスマホから、24時間いつでも。医院は、鳴らなくなった分だけ診療に戻れます。
PROBLEM電話予約のままでは、軽くならない理由
電話は、こちらの都合では鳴らない
診療中でも、会計の最中でも鳴ります。受付が一人であれば、目の前の患者さんをお待たせすることになります。止められた手は、その分だけ診療を遅らせます。
思い立った時間に、予約できない
痛みや不安に気づくのは、たいてい夜です。翌朝まで待つあいだに、気持ちは静まります。受付時間の外にいる患者さんは、数として見えません。
取った予約が、経営の数字につながらない
台帳に書いた予約は、来たのか、連絡があって来なかったのか、無断だったのかがあとから追えません。何人来たかを月末に数え直すことになります。
私たちが直したのは、電話の受け方ではなく、予約が取られてからのすべてです。
HOW患者さんがするのは、4回選ぶことだけ
ご用件を選ぶ
初診相談・検診／予防・治療・急患・ホワイトニング・審美／矯正・その他。絵と短い説明が付いた札から選ぶだけで、専門用語は出てきません。
日時を選ぶ
1週間分の空きが一目で並びます。埋まっている時間はそもそも押せません。休診日も表示されません。
ご連絡先を入れる
お名前・お電話番号・メールアドレス。ご相談内容があれば、あわせて書けます。
内容を確かめて、送る
選んだ内容がまとめて表示されます。送信すると、確認のメールがその場で届きます。
アプリの取得も、会員登録も要りません。ホームページの「予約する」から、そのまま進めます。
なお、はじめは「初診か再診か」もお尋ねする作りでした。ご利用医院の院長先生から「患者さんに判断させる項目ではない」とご指摘をいただき、外しています。迷わせる問いを増やさないことを、この画面では優先しています。
POINT変更もキャンセルも、電話をかけずに済みます
「言い出しにくいから、黙って行かない」を減らすための作りです。前日までに動いていただけるなら、その枠は他の患者さんにお回しできます。無断キャンセルは、医院にとっていちばん取り返しがつきません。
直前の変更まで自由にすると、今度は枠が落ち着かなくなります。期限と回数を決めてあるのは、そのためです。
CLINIC医院側は、いつもの台帳のまま
入った予約は、医院の画面にそのまま並びます。ユニット（チェア）ごと・担当者ごとに割り当てられ、同じ枠が二重に埋まることはありません。
- ① 予約これから来院される予定
- ② 来院済み実際にお越しになった方
- ③ 連絡ありのキャンセル事前にご連絡をいただいた分
- ④ 無断キャンセルご連絡なくお越しにならなかった分
この4つを分けて記録します。「今月の無断キャンセルは何件か」が、あとから数え直さなくてもわかります。
電話でお受けした予約や、飛び込みの患者さんは、医院の画面から手で入れられます。Web予約に一本化する必要はありません。
SETTING休診日を入れる場所は、ひとつだけ
診療時間と休診日は、医院の設定画面で入れます。ここで入れた内容は、予約画面にも、ホームページの診療時間表にも、同じものが出ます。
別よくある形
予約システムとホームページが別々のため、休診日を2か所に入れることになります。片方を直し忘れると、開いていない日に予約が入ります。
一歯科代行.comの場合
入れる場所は設定画面のひとつだけ。ホームページの表示は自動で追いかけます。年末年始も学会の休診も、一度入れれば終わりです。
LINKチャットで相談した内容が、そのまま引き継がれます
弊社の Dental Chat（AI受付） をあわせてお使いの場合、患者さんがチャットで話した内容は予約フォームにあらかじめ入った状態で開きます。
「奥歯が痛い」と相談した患者さんが、そのあと予約画面で同じことをもう一度書く必要はありません。相談から予約までが、ひと続きになります。途中で離脱する理由を、ひとつ減らすための連携です。
LINK来院人数は、レジ締めに自動で入ります
弊社の Dental Sales（日次レジ締め・売上サマリー） をあわせてお使いの場合、その日の予約・来院済み・連絡ありのキャンセル・無断キャンセルが、締め画面にそのまま並びます。
患者さん一人あたりの売上（患者単価）を出すには来院人数が要りますが、それを手で入れる作業がなくなります。予約を取ることと、経営の数字を出すことが、同じ流れの上に乗ります。
PRICE料金
Dental Apo は単体でご利用いただけます。管理画面は 24時間AI受付（Dental Chat）・レジ締め（Dental Sales）と共通の「Dental Assist AI」で、必要になったときに追加できます。
Dental Apo（Web予約システム）
月額（税別） 29,800円30日間の無料お試しからどうぞ。
VOICE導入医院の声
導入を決める前に、何を心配されていたか。そこから伺いました。
予約変更の電話が、目に見えて減りました。
受付にかかってくる電話のうち、かなりの割合が変更とキャンセルでした。新規のお問い合わせより多いくらいです。
患者さんがご自分で日時を変えられるようになってからは、その電話が減りました。前日までなら、ご自分で操作していただけます。
受付が目の前の方に集中できるようになったのが、いちばんの変化です。
無断キャンセルが、記録に残るようになりました。
これまでは「今日は多かったね」で終わっていました。翌週には誰も覚えていません。
数として残るので、どの曜日、どの時間帯に多いのかが見えます。予約の取り方を見直すきっかけになりました。
責める材料ではなく、組み方を直す材料として使っています。
電話だけの頃は、何件取りこぼしていたか分かりません。
出られなかった電話の数は、どこにも残りません。だから、困っていないと思い込んでいました。
いま届く予約の時間帯を見ると、夜と休診日が思った以上に多いのです。その時間はもともと、こちらが受けられなかった時間でした。
どれだけ逃していたのかと思うと、もっと早く入れればよかったです。
FAQよくあるご質問
- レセコンとつながりますか？
いいえ。レセコンごとに書き出せる形式が違い、連携を待っているといつまでも始められないためです。まず今日から始められる形を優先しました。 - いまの電話予約は、やめないといけませんか？
いいえ。電話でお受けした予約は医院の画面から入れられます。Web予約は、電話に出られない時間帯を埋めるものとお考えください。 - 同じ時間に、二重で予約が入りませんか？
入りません。ユニットと時間で枠を押さえるため、埋まっている時間は患者さんの画面に出てきません。 - 患者さんの情報は、どう扱われますか？
お名前・ご連絡先は暗号化して保管します。医院の関係者以外が見られない作りです。 - スマホを使わない患者さんはどうなりますか？
これまでどおりお電話でお受けください。どちらの予約も同じ画面に並びます。 - ご家族の分をまとめて予約できますか？
ご家族分をまとめて扱う仕組みは、順次ご用意しています。導入時点でお使いいただける範囲は、ご相談の際にご案内します。 - 導入にどれくらいかかりますか？
診療時間・休診日・ユニット数・ご用件の設定をいただければ、すぐに公開できます。ホームページへの設置も弊社で行います。
ADVISORどのサービスにも「AI参謀」がついています
医院の数字を見たうえで、経営の相談に乗るAIです。たとえば、こんなやりとりになります。
※ 説明のための例です。実際の回答は医院の数字によって変わります。
ここでお気づきいただきたいのは、院長先生が数字を一切説明していないことです。
ご契約中のサービスから、AIが自動でデータを取り込みます
Apo予約・キャンセル
来院人数
Chat相談の件数
その内容
Sales売上・自費率
患者単価
「今月どうですか」の一言で話が始まります。
数字を入力したり、貼り付けたりする作業はありません。ご契約が増えるほど、見える範囲が広がります。売上については、過去24か月まで遡って比べられます。
朝に開くと、その日の「問いかけ」が用意されています。前の晩のうちに、医院の数字を見て作られたものです。未対応のご相談が残っている、キャンセル率が上がっている——放っておくと気づかないことも知らせます。
どのサービスをご契約いただいても、追加料金なしで付いてきます。